زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

چاپ فاکتور (Invoice Printing) نقشی اساسی در دریافت پول برای مشاغل مختلف دارد، صنایع مختلفی مانند خرید و فروش کشاورزی ، معدن ، خدمات ، تولید ، حمل و نقل ، انبار ، آموزش ، املاک و مستغلات ، خرده فروشی ، امور مالی ، بهداشت و درمان و غیره است. خرید و فروش برای همه این صنایع مهم است زیرا هر صنعت برای پیشرفت خود به صنایع دیگر بستگی دارد.

آنچه در این مطلب خواهید خواند نمایش محتوا

در نتیجه ، هر روز هزاران معامله تجاری انجام می شود و کلیه معاملات به ثبت نیاز دارند. فاکتور سندی است که این سوابق ضروری معامله را حفظ می کند. همه این صنایع در چاپ فاکتور نیازهای متفاوتی دارند.

فاکتور چیست؟

فاکتور سندی است که برای خریدار ارسال می شود و مقدار و هزینه محصولات یا خدمات ارائه شده توسط فروشنده را مشخص می کند. فاکتور نشان می دهد که با توجه به شرایط پرداخت فروشنده ، باید توسط خریدار پرداخت شود. شرایط پرداخت معمولاً مدت زمانی را تعیین می کند که خریدار برای پرداخت کالاها و یا خدماتی که خریداری کرده است باید مبلغی را به فروشنده پرداخت کند.

انواع سایزهای فاکتور

a5:14/8*21

17*24

A3:30*42

انواع فاکتورها

فاکتور NCR
فاکتور رسمی دارایی
فاکتور بازرگانی
فاکتور زمانی
فاکتور موقت
فاکتور نهایی
فاکتور تکراری

فاکتور NCR

فرم های NCR (کربن لس یا بدون کربن ) در چاپ فاکتور NCR قسمت پایین کاغذ NCR با رنگ ریز کپسول دار پوشانده شده است که با فشار دادن می شکند. قسمت فوقانی ورق شبه پوشیده شده از خاک رس است که با رنگ واکنش می دهد و یک علامت دائمی ایجاد می کند. هنگامی که صفحه بالایی روی آن نوشته می شود ، فشار باعث خرد شدن میکرو کپسول ها و آزاد شدن رنگ روی صفحه زیر آن می شود و باعث میشود که هرچه در یک صفحه می‌نویسید همان عناصر در صفحه بعدی ثبت شود.

فاکتور رسمی دارایی

نوعی فاکتور می باشد که شکل و فرمت آن از سوی اداره دارایی ارائه شده است و تمام شرکت هایی که دفاتر خرید و فروش دارند موظف می باشند تا از این نوع فاکتور برای خریداران خود استفاده کنند. در چاپ فاکتور رسمی اصولا این از برگه های A4 استفاده می شود و دارای مشخصات کامل خریدار و فروشنده می باشد. این مشخصات عبارتند از نام کامل شرکت، آدرس، تلفن، کد ملی شرکت، کد اقتصادی، شماره ثبت، کد پستی و …

فاکتور بازرگانی

چاپ فاکتور تجاری به منظور کالایی صادر می شود که در سطح بین المللی به مشتریان ارائه می‌شود. فاکتورهای بازرگانی شامل جزئیات فروش است که برای تعیین عوارض گمرکی برای فروش مرزی مورد نیاز است.

فاکتور زمانی

فاکتور زمانی این گونه است که به منظور قبض کسب و کار یا کارمند بر اساس ساعات کار و یا دقیقه ای پرداخت صورت می گیرد. از فاکتور های زمانی توسط کارمندان قراردادی که ساعتی از کارفرمایشان حقوق می گیرند استفاده می شود. چاپ فاکتور زمانی همچنین در صنایعی رایج است که مشتری بصورت ساعتی صورتحساب می گیرد.

فاکتور موقت

از چاپ فاکتور موقت برای صورتحساب در پروژه های بزرگ استفاده می شود که در آن تجارت و مشتری با شرایطی که شامل چندین پرداخت باشد توافق کرده اند. یک کسب و کار یا فریلنسر(Freelancer) فاکتورهای موقت را پس از اتمام مراحل مهم در جهت پروژه بزرگتر ارسال می کند. فاکتورهای موقت به مشاغل کوچک کمک می کند تا جریان نقدی خود را هنگام کار روی پروژه ها برای مدت زمان طولانی مدیریت کنند.

فاکتور نهایی

همانطور که از نام آن مشخص است ، شما پس از اتمام پروژه ، فاکتور نهایی را ارسال می کنید. فاکتور نهایی به مشتری اطلاع می دهد که کار انجام شده است. همچنین فاکتور نهایی تقاضای پرداخت است. در چاپ فاکتور نهایی، شما باید شامل لیست جزئی از محصولات و خدمات ارائه شده را در نظر بگیرید. همچنین باید هزینه کل ، تاریخ سررسید و روش های پرداخت را یادداشت کنید.

پس از اتمام کار حتما فاکتورهای نهایی را بلافاصله از طریق پست الکترونیکی یا آنلاین ارسال کنید. به این ترتیب ، می توانید وجوه نقد را وارد تجارت خود کنید و از مشکلات وکالت جلوگیری کنید.

فاکتور تکراری

از چاپ فاکتورهای مکرر برای قبض خدمات مداوم به مشتریان استفاده میشود. همانند برخی قبض های آب و برق ، به طور دوره ای همان مقدار را شارژ می کنید. اگر مشتری های شما در شرکت شما عضویت داشته باشند ، می توانید از فاکتورهای تکراری استفاده کنید. به عنوان مثال ، اگر یک سالن بدنسازی دارید و اعضای آن ماهیانه هزینه پرداخت می کنند ، فاکتورهای تکراری ممکن است بهترین گزینه صورتحساب باشد.

پرفراژ فاکتور چیست؟

پرفراژ نقطه چین هایی است که باعث راحت کنده شدن فاکتور می شود و برای فاکتور فروش به کار می رود. در کارهای عمودی پرفراژ بالا و در فاکتورهای افقی پرفراژ سمت چپ زده می شود. اگر بخواهید فاکتور شما پرفراژ شود باید نوشته های شما از لبه کار 1.5 سانت فاصله داشته باشد تا بتوان بالای پرفراژ را منگنه و صحافی کرد. در صورتی که نیاز به پرفراژ نباشد کار شما چسب خواهد شد و نیازی به فاصله نیست.

تکامل فاکتورها

در ادامه به بررسی تکامل فاکتورها از قدیم الایام تا کنون می‌پردازیم.

فاکتورهای سنگی
فاکتورهای دست نویس
فاکتورهای الکترونیکی
فاکتورهای آنلاین

فاکتورهای سنگی

اولین فاکتورها و سوابق معاملات در 5000 سال قبل از میلاد در بین النهرین انجام شد. بازرگانان با استفاده از اولین شکل ریاضیات ، جزئیات معاملات را روی لوح های سفالی یا سنگی حک می کردند.

فاکتورهای دست نویس

بعداً فاکتور به صورت فاکتورهای دست نویس روی پوست حیوانات ، پوست و کاغذ تبدیل شد. این فاکتورها حاوی بیشتر عناصر فاکتور مدرن و امضاها یا مهرهای استفاده شده بود.

فاکتورهای الکترونیکی

اختراع رایانه ها تغییر بزرگ بعدی در صورتحساب را به وجود آورد. این انقلاب ناشی از تمایل به کاهش هزینه های سنتی و نیروی کار بود. با فاکتورهای الکترونیکی فاکتور ارزان تر ، آسان تر و سریعتر شد.

فاکتورهای آنلاین

ظهور اینترنت منجر به ایجاد راه های بهتر ، ایمن تر ، و سبزتر برای برقراری ارتباط با مشتری شد. فاکتورهای آنلاین بدون نیاز به چاپ فاکتور و استفاده از کاغذ از طریق ایمیل ، و پرداخت به صورت آنلاین انجام می‌‍شوند.

کاربرد فاکتورها

شرکت ها برای درخواست پرداخت نیاز به ارائه فاکتور دارند. فاکتور یک توافق نامه قانونی است که رضایت هر دو طرف را برای قیمت ذکر شده و شرایط پرداخت نشان می دهد. با این حال ، استفاده از فاکتور مزایای دیگری نیز دارد که در ادامه برخی از این فواید را بررسی می‌نماییم.

نگهداری سوابق
پیگیری پرداخت
محافظت قانونی
ثبت آسان مالیات
تجزیه و تحلیل کسب و کار

نگهداری سوابق

مهمترین مزیت فاکتور امکان ثبت سوابق قانونی فروش است. با این کار می توان فهمید چه کالایی فروخته شده ، چه کسی آن را خریداری کرده و چه کسی آن را فروخته است.

پیگیری پرداخت

فاکتور ابزاری ارزشمند برای حسابداری است. هم به فروشنده و هم به خریدار کمک می کند تا از میزان پرداخت ها و بدهی های خود مطلع شوند.

محافظت قانونی

فاکتور مناسب اثبات قانونی توافق بین خریدار و فروشنده بر روی قیمت تعیین شده است. این عمل خریدار یا فروشنده را از دعاوی متقلبانه محافظت می کند.

ثبت آسان مالیات

ثبت و نگهداری کلیه فاکتورهای فروش به شرکت کمک می کند تا درآمد خود را گزارش کند و اطمینان حاصل کند که مبلغ مناسب مالیات را پرداخت کرده است.

تجزیه و تحلیل کسب و کار

تجزیه و تحلیل فاکتورها می تواند به مشاغل کمک کند تا از الگوی خرید مشتریان خود اطلاعات جمع آوری کرده و روندها ، محصولات محبوب ، اوج خرید و موارد دیگر را شناسایی کنند. این امر به توسعه استراتژی های بازاریابی موثر کمک می کند.

اجزای مختلف فاکتورها

یک فاکتور خوب و قانونی باید حاوی تمام اطلاعاتی باشد که مشتری برای انجام پرداخت نیاز دارد و راهی برای رسیدگی به هرگونه سوال فراهم می کند.

کلمه “فاکتور”	تاریخ ارائه خدمات	شماره فاکتور
تاریخ ارسال فاکتور	تماس و نام سازمان / فروشنده	نام و تماس خریدار
شرایط و ضوابط	خطی با جزئیات هر محصول یا خدمات	هزینه هر واحد محصول
نرخ مالیات	مبلغ کل پرداختی	یادداشت شخصی سازی شده

1.کلمه “فاکتور”

کلمه “فاکتور” و آرم شرکت باید در سند برجسته باشد تا به راحتی شناسایی شود.

2. شماره فاکتور

هر فاکتور باید یک شناسه منحصر به فرد مانند شماره فاکتور ، شماره سفارش خرید یا شماره مرجع داشته باشد تا از بقیه فاکتورهای فروشنده متمایز شود.

3. تاریخ ارائه خدمات

ثبت تاریخ ارائه خدمات یا تاریخ فروش می تواند به ساده سازی فهرست نویسی کمک کند.

4. تاریخ ارسال فاکتور

برای اطمینان از پرداخت به موقع پرداخت باید تاریخ ارسال فاکتور درج شود.

5. تماس و نام سازمان / فروشنده

در فاکتور باید نام فروشنده و اطلاعات تماس به وضوح نشان داده شود تا اطمینان حاصل شود مشتری می تواند برای هرگونه سوال با شما تماس بگیرد.

6. نام و تماس خریدار

برای اطمینان از قانونی بودن سند ، باید اطلاعات تماس مشتری نیز درج شود.

7. شرایط و ضوابط

کلیه شرایط و ضوابط شرکت از جمله موعد مقرر و جریمه عدم پرداخت یا پرداخت جزئی باید به طور واضح در فاکتور درج شود.

8. خطی با جزئیات هر محصول یا خدمات

فاکتور باید هر کالا یا نوع خدمات ارائه شده را توصیف کند

9. هزینه هر واحد محصول

هزینه هر مورد یا خدمات باید در نظر گرفته شود.

10. نرخ مالیات

مبلغ مشمول مالیات برای محصولات یا خدمات باید درج شود.

11. مبلغ کل پرداختی

کل مبلغ پرداختی باید به وضوح در فاکتور درج شود.

12. یادداشت شخصی سازی شده

فاکتورها را می توان با درج یک یادداشت تشکرآمیز شخصی سازی کرد.

چیزهایی که باید درباره ی فاکتور ها بدانید

مواردی که در ادامه بیان می‌شود تنها برخی از جنبه‌های مهم در مورد چاپ فاکتور هستند که ممکن است بسیاری از صاحبان مشاغل و فریلنسرها (Freelancer) با آنها آشنا نباشند. با این حال ، از موارد مهم هستند زیرا می توانند به بهبود فرایندهای تجاری شما کمک کنند و باعث کاهش هزینه ها ، اتلاف وقت و انرژی کمتر و در نتیجه موفقیت بیشتر در کسب و کار شما شود.

1. فاکتورها اسناد حقوقی هستند

یکی از چیزهایی که مردم درباره ی فاکتور ها نمی‌دانند این است که فاکتورها فقط اسناد مالی نیستند. اگرچه فاکتور درخواستی برای پرداخت است و بنابراین جنبه مالی آن تأکید می شود ، اما از آن میتوان در مسایل حقوقی نیز استفاده کرد.

شرط اصلی تبدیل شدن آن به یک سند قانونی این است که هر دو طرف قبلاً با مشخصات معامله قبل از ارسال فاکتور موافقت کرده باشند. این می تواند امضای روی فاکتور یا شکل دیگری از توافق باشد.

2. سفارشات خرید ، فاکتور نیستند

یکی از جنبه های اشتباه صورتحساب این است که بسیاری از افراد فاکتورها را با سفارش خرید اشتباه می گیرند. اگرچه معمولاً گیج می شوند ، اما در واقع کاملاً متفاوت هستند.

پس از ارسال کالا یا خدمات به مشتری ، فاکتور به عنوان درخواست پرداخت توسط تامین کننده ایجاد می شود. از طرف دیگر سفارش خرید ، سندی است که توسط مشتری ایجاد می شود و برای سفارش کالا یا خدمات از یک تامین کننده استفاده می شود.

بنابراین سفارش خرید قبل از تحویل کالا از طرف مشتری و پس از ارسال کالا از طرف تأمین کننده صورت می گیرد.

3.فاکتورهای الکترونیکی

با دیجیتالی شدن بیشتر فرآیندهای بیشتر و بیشتر در جهان ، تعجب آور نیست که فاکتورها به دنیای دیجیتال نیز منتقل می شوند. مطالعه جهانی فاکتور الکترونیکی 2012 نشان داد که 73٪ از پاسخ دهندگان آن از نوعی فاکتور الکترونیکی استفاده کرده اند که نسبت به سال 2011 14٪ افزایش داشته است. استدلال کاملاً ساده است ، صورتحساب الکترونیکی می تواند به مشاغل و دولتها کمک کند تا در وقت و هزینه خود صرفه جویی کنند.

نتیجه گیری

یک فاکتور خوب فقط یک رسید فروش نیست ، بلکه یک سند قانونی است که از تجارت شما در برابر خطا و خطرات محافظت می کند. ابزارهای درست فاکتور می تواند به شما کمک کند تا روند فاکتور خود را ساده کنید ، جریان وجه نقد خود را بهبود ببخشید و حتی حسابداری را ساده کنید.